“会计”就是把钱的事讲清楚

 

会计在英语上称Accounting,对企业、机关、事业单位的经济活动或财政情况系统、全面地进行记录、计算、分析和检查的工作。是管理经济的重要一环。

 

而负责会计工作的人,最主要的工作范畴,就是把纪录好的账目,简单直接的呈报给管理层(或老板)知道,让他们能够及时做出有价值的决策。

 

所以简单讲一句,“会计” 就是把钱的事情讲清楚,而应该如何讲清除?这当中就考验你个人的功力了。这也就是为什么基本功很重要,你必须先了解什么是财务报表,那你才能很好的把它呈现出来。

 

会看财务报表的员工,才能替公司赚钱

 

要在竞争社会有立足之地,就是展现你所能给公司带来的价值。而能够替公司赚钱,是一个很直接的指标。这里有一个很现实的案例:

 

店长本职是负责店里大小事情,除了确保日常运作顺畅,店里的销售业绩是一个指标。

 

店长A: 除了利用系统运用日常操作,他也主动分析店里的财务报表,分析产品结构及利润,通报给老板知道店里最畅销 & 最高利润的是哪一个产品,然后制定合适的营销策略以继续增加年度业绩,朝销售目标迈进。

 

店长B: 每天忙忙碌碌负责日常操作,但是对于店里的利润分析毫无头绪,老板想知道那个产品最好利润或者哪个方面还能再省成本,也无法提出一个数据说法。只是按照老板的要求提供销售数字,然后让老板自己决定后续策略。

 

现在你把自己放在老板的位置,你会选择替店长A 或 B加薪呢? 答案是不言而喻的。所以,别抱怨为什么别人比自己赚得多,应该自我反省一下有哪些事情是别人有做对的,而你却没有。

 

什么是财务报表

 

财务报表 (Financial Statements), 简称财报,是一套会计文件,它反映一家公司过去一个财政时段(季度或年度) 的财政表现。它以量化的财务数字,分目表达。基本的财报主要以三个文件组成:

 

(一)损益平衡表 Profit & Loss Statements

它反映公司的收入,支出及盈利表现。

 

(二)资产负债表 Balance Sheet

它反映公司的负债,资产,及资本的状况。

 

(三)现金流量表 Cash Flow Statement

它反映公司现金流量的来龙去脉,当中分为营销活动,投资活动及融资活动。

 

会计员在处理账目的时候,就必须很清楚知道什么项目该怎么入账 (Entry), 这样在后续报表的数据才能完整无暇的呈现,也就是我们常说的 “账目要 Tally”。要正确的入账,就不得不好好的了解清楚什么是 Chart of Account (COA)。

 

会计科目表 Chart Of Account (COA)

 

Chart of Account (COA) 指包含所有总账科目定义并按顺序排列的清单,其中每一项都是一个总账科目,称为 G/L Account. Chart of Account 一般被译为科目表。

在 AutoCount 系统中,每一个总账科目(G/L Account) 都可以有多层次 (level),即在一个总账科目之下,还可以再细分出不同层次的科目,请看下图示应该很清楚:
如上图可见:
Level 1: Manufacturing Account 是其中一个总账的科目,而在这个总账科目底下,还可以细分出比较明细的科目,延续至 Level 2.

 

Level 2: 在 Manufacturing Account 其下,包含了 Raw Material/ Direct Labour/ Factory Overhead 等明细的账目,而这些账目中还可以继续延续 Level 3 更仔细的数目。

 

Level 3: 在 Factory Overhead 底下,可以看到一切相关 Factory Overhead 的账单,当中包括厂租,机器维修费,保安费等。一切有关厂房的费用都归纳在此项目。

 

以如此 Level 分类法来处理账目,可以让老板对账目一目了然。当我们在看报表时,可以在 Level 1 看到总花费,如果想在看仔细点的,就进入 Level 2 去看各自的项目花费总额,以此类推,有了如此仔细的数字来源分类,老板即可快速的掌握账目的数字,并对账目有所了解。

 

在一般会计的操作来说,总账科目延续到 Level 3 已经算是很仔细的分类了,除非是特别行业的需求,否则很少有会计员会去到更深层的分类 (虽说AutoCount 系统是可以让用户无限延申), 因为当分类越多,出现混淆的机会就越大,这样出错的机率也会提升。

 

所以,身为初级会计员必须要先搞清楚各个账单的明细,这样才能把数目输入去相对应的总账科目;如果放错了科目,这样在后期就很有可能会导致账目不 Tally, 而需要花更长的时间去纠正错误了。

 

会计员在做账时,必须对应不同生意的性质做出适用的COA; 别说初级会计员,就算是合格的会计师,都会因为转换工作或对于新公司的业务不熟悉,没经验等,而无法制定出合适的 COA, 进而影响老板对于公司账目的分析。请看如下案例:

 

Trading vs Training Centre 的 G/L 科目

在马来西亚一般的中小型企业都是属于 Trading 类型的公司,即是简单的一买一卖的生意模式,销售科目可以单纯的分为 Sales 或 Cash Sales。而针对特定行业如训练中心,它们的销售可以细分为几个类型如:课程收费,报名费,其他费用等。

 

Training Centre Vs Travel Agency 的 G/L 科目

再来看一下 Traning Centre 及 Travel Agency 的 Expenses 科目有哪些不同:

 

Training Centre: 针对此生意的特点,Expenses 一栏包括了印刷费用,复印费用,杂志书本费用等

Travel Agency: 旅游公司可能的花费一般花在广告费用,佣金,推销费用等

Manufacturing G/L 科目

制造业的会计账目比起一般的 Trading 账目来得更复杂,因为光是账目分类表就比其他的行业来得更多,以下这个例子显示了制造业成本部分的 G/L 科目:

 

不同的生意账目会有不同的COA需求,针对此需求,AutoCount 系统本身已内建了一些COA, 适合特定的行业使用,这样的话,会计人员无需由零开始,利用系统提供的框架然后再因应公司的需求增加相关的项目即可。系统内建的 COA 包括了以下几个行业:

  • Trading 贸易生意
  • Partnership 合伙账户
  • Manufacturing 制造业
  • Training Centre 培训中心/ 教育行业
  • Construction 建筑业/ 承包商
  • Travel Agency 旅游业

 

为了方便各位参考,我们已针对以上的 COA 准备了 PDF 文档,如果有需要的,可以按进这里留下 email 联络,并在Remark 一栏注明您希望收到哪一个行业的 COA, 我们就会把PDF 文档传送给你。

总结

财务报表共有三个主要的报告:

  • 损益平衡表 Profit & Loss Statement
  • 资产负债表 Balance Sheet
  • 现金流量表 Cash Flow Statement

 

要搞懂这些报告之前,就必须先确保你的入账正确。至于如何确保入账正确? 建立正确的 Chart Of Account 总账科目表是第一步也是很重要的一环。

 

不同的生意账目会有不同的COA需求,针对此需求,AutoCount 系统本身已内建了一些COA, 适合特定的行业使用,这样的话,会计人员无需由零开始,利用系统提供的框架然后再因应公司的需求增加相关的项目即可。系统内建的 COA 包括了以下几个行业:

  • Trading 贸易生意
  • Partnership 合伙账户
  • Manufacturing 制造业
  • Training Centre 培训中心/ 教育行业
  • Construction 建筑业/ 承包商
  • Travel Agency 旅游业

 

为了方便各位参考,我们已针对以上的 COA 准备了 PDF 文档,如果有需要的,可以按进这里留下 email 联络,并在Remark 一栏注明您希望收到哪一个行业的 COA, 我们就会把PDF 文档传送给你。

 

搞懂了 COA 之后,接下去我们将会讨论:

  • 什么是现金流量报表 Cash Flow Statement
  • 现金流量表的重要性
  • 现金流量表包含了那些科目
  • 如何解剖现金流量表 – 以做出更准确的生意决策

 

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