会计是一门生意的命脉,要搞懂会计,首先得先搞懂会计的基本概念,这样你在工作上才不会被复杂的数目字牵着走。

 

在我们服务过的客户群中,当中不乏很多对会计一知半解的 Account Clerk, 乃至在一些日常的操作中因为对原理的不明白,而犯下一些原本可避免的简单错误,而通常这些简单错误都导致一些无可挽回的严重后果。

 

所谓治标要治本,如何能够避免重复犯错,就是要把一些基本的会计概念先搞懂,这样才能确保避免犯下一些低级错误。

 

如果你不是会计出身的,但是日常的工作又与会计分不开或需要负责部分的会计入账,那么这一篇文一定会对你有所帮助,并且说不定会让你有所启发从而改善整个工作的营运流程,除了强化自己的软实力能让老板刮目相看之外,简化工作提升效率,减少时间走冤枉路才是一大重点啊!

 

先搞懂三件事

 

简单说来,会计就是管理公司金钱来往的一盘账目,这当中会牵涉很多的文件可能让你眼花缭乱,但是你只需要搞懂这三件事:

  1. 应收账款 AR/ Account Receivable:销售金额,这是向客户收钱
  2. 应付账款 AP/ Account Payable: 采购金额,这是付款给你的供应商
  3. 其他总账 GL/ General Ledger: 全部其他的款项,包括一切生意上所付出的花费

 

按照这样的概念,你就必须要懂谁是你的客户? 谁是你的供应商?

比如说ABC 是你的客户,那自然的一切有关他们名字的文件就必须归纳在AR 的格子里;

如果EFG 是你的供应商,则必须把他们的文件放在AP中,以此类推。

至于当中包括了什么文件?请看下图:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

按照这样的分类把文件归纳好,然后再来仔细看看这些是什么文件。

 

什么是 QUO/ PO/ SO/ DO/ Invoice? 

 

基本上AP/AR 的文件就像镜子一样,过程与文件都是一样的,只不过名字上做了角色对调而已。

Quotation (QUO)

报价单,在双方接洽之后,身为销售的那方必须写出报价单以让买方知道物价是多少,这样在往后的洽商中有所依据,而非空口说白话。

 

Purchase Order (PO)

订单,买方在同意了对方的报价后,会以公司的抬头开出订单,这说明买方同意了价格/数量,并列出所洽谈的条款, 据有法律作用,以保障双方利益。

 

Sales Order/ Delivery Order (SO/ DO)

销售单或提货单,有时候买卖双方会洽谈一些条款,当中可能包括了赊账/ 分批出货,而这样情形下,通常都会在完成出货后才开出Invoice。在还未开invoice 的情形下,SO/ DO 则被派上用场。

 

Invoice (Inv)

发票,在完成交易后,卖方必须开发票给买方,一般上付款皆是以发票为依据,所以发票上的金额及条款必须小心核对,确保资讯都是对的,不然写错了,对方少付钱,吃亏的是自己。一般上Invoice 都是有赊账期限,可能是30天/60天/90天不等,就看当初双方是如何恰商的。

 

Cash Bill (现金收款)

现收款项,没有赊账期,客户付现金后马上就开这cash bill做纪录。

 

现在的会计软件系统一般都是自动入账的模式,在这些文件中,基本上只有Invoice & Cash Bill 的数字会被纳入账内;换言之,其他的文件并不会入账,在系统上而言,纵使这些文件有价格或金额的错失,并不会对账目造成太大的影响。

 

有哪些文件会入账

 

所谓的入账,就是那些数字会被纳入最后要呈现的损益报表 (Profit & Loss Statement, P&L) 。也就是说,这些文件的金额必须小心输入,如果有错失的话,则会影响到最后的亏损呈现。

 

Invoice/ Cash Bill

已在如上做解释,所以就不在此重复

 

Credit Note (CN)

折让单,就是被扣款方開立—-如客戶退貨,他沒開扣款單~那麼你要開立一張做帳及給客戶留底,你就要開Credit Note了

 

Debit Note (DN)

由扣款方開立—-比如我方收到供应商的货有瑕疵必须安排退货,我方则需要开立Debit Note纪录在案,这样系统中便会自动登记已被退货的数额,在尔后安排付款给供应商时便会有相关纪录可参考。这些文件都会被纳入账,所以要小心核对金额。

 

总结

好了,基本的会计概念就到这里,你搞懂了吗? 会计是一门很大的科目,由浅到深可以有很多可以探讨的课题,当中又牵涉各个生意性质不同所需要注意的特别事项。

在这个 “不懂会计也能入账” 的系列里,我们会专注分享一些基本课题,主要就是让你先搞懂:

  • 会计的基本理念
  • 各个文件的设计及运用
  • 实际操作入账
  • 呈现简单易懂的损益报表

把这些基本的观念先建立起来,基础搭稳了,这样在后期面对比较复杂的账目时,也比较能有坚定的立场来厘清状况,减少错误及提升工作效率。

 

为了方便大家温故知新,我们也会把这个系列的文章精华浓缩做了简短的重点笔记,如果想要获得笔记的朋友请按进这里留下EMAIL, 我们的团队会把笔记发送给您。

 

现在就这个题目先分享到这里,往后会分享:

  • 什么是 Chart Of Account, 如何挑选适合我生意的 Chart 来使用 *推荐基本款的 chart 供参考*
  • 什么是 P&L 报表,Chart of Account 与P&L 的关系
  • Debtor & Creditor 的分别,为何把他们的资料存档很重要 *可以利用这些存档的数据做销售分析提升业务额*
  • 进阶教学:利用系统实际操作入账

 

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